Cada chamado priorizado, encaminhado e acompanhado.
Pedidos de manutenção chegam por WhatsApp, e-mail e telefone, e cada um ainda precisa de prioridade, ordem de serviço, orientação ao prestador e retorno ao inquilino. Montamos e operamos a mesa de chamados: cada pedido lido e priorizado pelas suas regras, a ordem de serviço aberta no sistema que vocês já usam onde ele permitir acesso, o prestador orientado e o inquilino informado, com a equipe aprovando o que passar dos seus limites.
Vamos falar do seu negócioVer como funcionaOi, a pia da cozinha do apto 302 está vazando embaixo do armário. Tem água no chão.
Obrigado por avisar, Paula. A água ainda está saindo? Se for seguro, feche o registro embaixo da pia.
Fechei o registro. Ficou só a poça.
Obrigado. Marquei como urgente e mandei os detalhes para o encanador. O horário da visita chega por aqui assim que for confirmado.
A equipe assume daquiO chamado foi aberto. O trabalho começa depois.
Pedidos chegam por todo lado.
WhatsApp, e-mail, telefone e portal. Algo se perde, e o inquilino que não teve retorno manda três vezes e depois liga para o proprietário.
"O prestador disse que terminou" não é concluído.
Cobrar o prestador que sumiu, confirmar com o inquilino e conferir a nota com o serviço é onde o dia da equipe vai embora.
Prestação de contas feita à mão.
Todo mês alguém tira os números do sistema, arruma a planilha e escreve o mesmo relatório para cada proprietário.
Da mensagem do inquilino ao prestador orientado.
Montado no processo de vocês, com as suas palavras, nas contas da empresa. Nós operamos e mantemos funcionando.
Ao lado do sistema que vocês já usam.
Superlógica, Kenlo ou o sistema da administradora continua sendo o registro. A mesa trabalha ao lado dele. Verificamos o acesso que o sistema permite antes de prometer qualquer conexão; onde não há, a ordem de serviço chega pronta para a equipe colar. A prestação de contas é escrita no calendário que vocês definem, com os seus números, e as dúvidas dos inquilinos são respondidas com o contrato e o regulamento que vocês aprovarem. Começamos por um chamado real de vocês, com os nomes cobertos, feito antes de vocês pagarem qualquer coisa.
A mesa de chamados: o que ela faz
- Lê cada pedidoDo WhatsApp, do e-mail ou do portal: o imóvel, o problema, as fotos e a urgência pelas suas regras.
- Coloca emergências na frenteCheiro de gás, alagamento ou o que estiver na sua lista de emergências vai na hora para o plantão, com as orientações de segurança para o inquilino nas suas palavras.
- Abre e orienta o serviçoA ordem de serviço é aberta no seu sistema onde ele permitir acesso, ou preparada para um clique; o prestador recebe uma orientação clara e os dados de acesso ao imóvel.
- Acompanha até concluirCobra o prestador que sumiu, atualiza o inquilino, pede aprovação ao proprietário acima do seu limite e só fecha quando o inquilino confirma.
Todos os produtos, para uma administradora de imóveis.
Um só parceiro para o telefone, as mensagens e o trabalho do escritório. Cada peça é montada no seu processo e com as suas palavras, roda nas contas da administradora e nós mantemos funcionando.
A caixa de entrada que se organiza
Manutenção, locação, boletos e proprietários: cada e-mail separado na chegada, com resposta preparada e responsável definido.
Automação de suporteDocumentos lidos e preenchidos
Notas de prestadores conferidas com a ordem de serviço, contratos e documentos de cadastro lidos, com o que falta sinalizado.
Processamento de documentosPrestação de contas no calendário
O relatório mensal de cada proprietário escrito com os seus números, em linguagem simples, revisado pela equipe e enviado no dia que vocês escolherem.
Relatórios automatizadosAssistente para inquilinos e interessados
Responde inquilinos com o contrato e o regulamento aprovados, e interessados com os seus anúncios, no WhatsApp e no site; o resto vai para uma pessoa.
Assistentes para WhatsAppAtendimento por telefone
Atende a linha de manutenção quando ninguém pode, anota o imóvel e o problema, passa as orientações de segurança numa emergência, avisa o plantão e manda o resto para a equipe.
Agentes de voz receptivosRetorno imediato a interessados
Quem pergunta por um imóvel recebe uma ligação para entender o que procura e é passado ao corretor de locação com um resumo.
Agentes de voz receptivosO assistente que responde com os seus documentos
A equipe pergunta sobre uma cláusula, a lista de prestadores de um imóvel ou um procedimento e recebe a resposta com o documento de origem.
Sistema operacional da empresaSistemas que conversam entre si
WhatsApp, e-mail, financeiro e sistema da administradora conectados onde permitirem acesso, para o pedido ser digitado uma vez só.
Integrações de CRM e ferramentasTudo num lugar só
Uma ferramenta simples para o que o sistema não acompanha bem, como cobrança de prestadores, vistorias ou checklists de entrega de chaves.
Ferramentas internasPortal do proprietário
Proprietários veem chamados abertos, aprovações pendentes e os relatórios num lugar só, sem ligar para a administradora.
Portais de clientes
Ver um exemplo fictício, passo a passo
Uma aplicação ilustrativa. Uma administradora fictícia: a inquilina avisa de um vazamento, o chamado é priorizado e encaminhado, e a dúvida sobre cobrança vai para a equipe.
Quinta-feira, 17 de setembro
A equipe aprova. A mesa corre atrás.
Gastos acima dos seus limites, aprovações do proprietário, caução, decisões de contrato e qualquer questão jurídica ficam com a equipe. Análise de cadastro de inquilino nunca é decidida pela automação. Toda mensagem sai em nome da administradora, com as suas palavras e pelas suas contas.
Vamos conversar sobre seu projeto.
Vamos entender onde o trabalho se repete e desenhar um fluxo que ajude sua equipe.
Traga um exemplo da tarefa, as ferramentas que usa e o que gostaria de melhorar.
Vamos conversarConversamos sobre o resultado que você busca e definimos o próximo passo.
Prefere não marcar agora?
Deixe um e-mail ou WhatsApp e eu respondo pessoalmente. É opcional e não marca nada na sua agenda.